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Cómo optimizar el tiempo, el capital más escaso

Posted by (distribuidoraalcance) on 26/10/2017
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Mejorar la curva de efectividad a través de la correcta gestión del tiempo es una de las herramientas que supone más valor para las empresas y los emprendedores. Conocerlas y llevarlas al campo de la experiencia es un valor agregado que puede marcar la diferencia.

“Vísteme despacio que estoy apurado”, inmortalizó Napoleón Bonaparte para describir su relación con el tiempo en momentos apremiantes. Si se llega tarde para tomar el tren, una corrida quizás sirva para llegar a tiempo, más la regla no es aplicable en igual medida para las tareas que demandan ser realizadas en una empresa. Multitaskers, basado en diálogo con especialistas, invita a sus lectores a experimentar cuán flexible puede ser la relación que se tiene con el tiempo, utilizando las técnicas y recaudos precisos para que, en vez de ser motivo de angustia y desesperación, el tiempo se convierta en nuestro mejor aliado.

¿Quién dijo que trabajar mucho o velozmente es sinónimo de trabajar bien? Existen países como México donde muchos emprendedores y empleados trabajan horas extras, según el portal mexicano Soy Enterpreneur, en donde cita un estudio de Yahoo! que revela que 6 de cada 10 mexicanos duerme con el Smartphone cerca de su cama y casi el 80% de las personas revisa su correo electrónico fuera del horario laboral. Lo que se quiere decir es que la sobre abundancia de trabajo, tampoco es sinónimo de éxito. Alma Steger, dueña de Alma & Co, y de Untitled Advertising &PR aconseja pasar momentos con familia o amigos, leer o tan solo pasear. Ella cree que son esas horas las que ayudan a tener mayor productividad cuando se vuelve a la oficina.

“Los que emplean mal su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad”, Jean de la Bruyere, escritor y moralista francés.

Existe un término para denominar la falta de utilidad aplicada al tiempo, y es procrastinación. El acto de postergar las actividades que debemos hacer para otra ocasión es uno de los ejemplos que mejor la grafican. Hoy en día se encuentran disponibles en las tiendas de aplicaciones, herramientas útiles para la administración del tiempo: RescueTime, rastrea el tiempo que pasas en apps y en sitios web, y al final del día, te comparte un reporte de cómo empleaste el tiempo en tu día; Wunderlist es lo más parecido a una secretaria virtual a la que puedes fijar fechas de entrega, asignar tareas y establecer recordatorios; el último se llama Focus Booster, una aplicación que cronometra cuánto tiempo tardas en realizar cada actividad de tu día.

Muchos expertos y autores han reflexionado acerca de las maneras más eficientes de organizar y administrar el tiempo. El Director del ENAE, Miguel Ángel Aguirre enumera una serie de puntos coincidentes con la mayoría de los expertos y los enumeró en una publicación para RR.HH. Magazine:

•    La falta de objetivos previamente definidos.

•    No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente.

•    La incorrecta gestión de la propia agenda de trabajo.

•    Negación de la propia evidencia. No aceptar que no se puede hacer todo.

•    La insuficiente delegación de tareas.

•    Exceso de información para analizar. O desordenada, imprecisa o tardía.

“Evidentemente se hace imprescindible que para organizar nuestro tiempo deberemos en primer lugar", asevera el Director de ENEA, "determinar qué acciones o tareas son las más importantes. Por importantes entendemos aquellas tareas que inciden de alguna forma en las áreas estratégicas de la empresa, a los objetivos, a los costes o a los ingresos”.

Eliminar distracciones

La atención es uno de los recursos más valiosos para todo aquel que busca obtener un objetivo a corto, mediano o largo plazo. ¿Qué sucede cuando nos encontramos ante un lugar de trabajo repleto de objetos como papeles de trabajos postergados, ni que hablar de basura y cosas obsoletas? La mente que no está entrenada para mantenerse concentrada tenderá a dispersarse, y si se tiene un escritorio u ordenador muy cargado, encontrará con qué. La conexión a internet representa una tentación para aquellas personas inquietas, ya que el entrenamiento que proveen las redes sociales y los enlaces de página en página como si fuese un zapping. Y no está mal que así sea, solo que no será conveniente emplearlo cuando se está en medio de un trabajo que se debe hacer.

Bienvenido el NO

Aprender a decir que no es una forma de valorar las prioridades y deseos personales, algo sumamente efectivo a la hora de administrar el tiempo. Decir que “sí” a todos puede ser una creencia errónea que supone quedar bien con las personas y puede ocasionar más de un problema, ya que es imposible contentar a todo el mundo. A veces es cuestión de buscar una forma agradable de decir “no”, quizás un “déjame pensarlo” o “en otra ocasión quizás”, pueden servir de paliativos igualmente efectivos. El mundo está colmado de posibilidades, todo el tiempo se aceptan algunas y se niegan la mayor parte de ellas, es algo inherente al ser humano. Por eso es bueno recordar nuestras prioridades y, de no coincidir con la ruta efectiva, simplemente verbalizar sin temor: “no”.

Anotarlo Todo

Esta tarea es maravillosa por su simpleza y la claridad que conlleva ponerla en funcionamiento. Hoy las tecnologías nos ofrecen medios digitales para anotar las tareas que requieren de nuestra atención. Para los más tradicionales siempre está la opción del bolígrafo y el papel. Algo que puede llegar a potenciar la concreción de objetivos es designar una libreta especial de objetivos. No tiene que ser cualquier libreta, sino una que resulte bonita, que sea sólo para lo que nos compete: cumplir objetivos. Una las ventajas que supone anotar es la sensación que provee saber que todo lo que se debe hacer está en un lugar y hasta, por qué no, en orden de prioridad. Eso le dará a la mente un respiro.

 

 

 

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Last changed: 26/10/2017 at 11:19 AM

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